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文登区“三化并行”推进档案管理工作


发布日期:2019-09-18 13:58 访问次数: 信息来源:威海市人力资源和社会保障局 字号:[ ]


一是标准化建设硬件设施。按照国家一级标准,先后投入资金300余万元,建设500多平方米的档案室,设立办公区、阅览室、控制室、档案库房和档案整理室,做到五室分开。办公区,有档案管理工作人员,负责档案的查询、借阅和调转等日常业务工作。阅览室,健全了档案管理人员守则、档案保密制度、档案保管制度、档案查(借)阅制度等各项规章制度,方便各单位查档人员进行档案的查阅工作,利用档案资源开展各项工作。控制室,配有安全系数较高的档案监控设备、消防设备以及调温设备,监控设备分别从不同角度掌握库房内部的安全情况,并存有监控记录,工作人员定期检查监控记录情况,提高档案的安全性;消防设备则能在库房出现危险情况后第一时间报警,这大大增加了库房的安全系数;内存的调温设备能准确调控库房内的温湿度,增强档案存放的长久性。档案库房,设有采用触屏功能的高智能密集架共35列,可保存档案近20万册。目前,现存档案共计约18万本,其中人事档案9万份,个人人事代理档案5万份,单位人事代理档案6625份,毕业生档案2.4万份,失业人员档案1万份,每年查阅档案约有 6千人次。

二是规范化进行档案管理。根据省厅《关于加强流动人员人事档案管理进一步提升服务水平的通知》要求,紧紧围绕“一次办好”目标,坚持群众和企业需求导向,秉承“三个不提交 ”原则,即法律、法规、规章和规范性文件无明确规定的不提交、由本部门出具或可通过本部门信息系统数据交换获取的不提交、可自行检验的不提交。制定了《柜员服务手册》,作为档案业务经办依据,对涉及档案的业务进行精简优化,最大限度减少申请材料、缩短环节、优化流程、压缩办理时限。目前,涉及档案的业务主要有人事代理人员退休、调动、查询、毕业生改派、接收新增代理、接收新增毕业生、接收机要等10项档案业务,所有业务都在一楼窗口“一站受理、一站办理”,办事群众只需要携带身份证即可办理业务,档案的查询、转递、复印等工作都由后台完成,真正实现了“应办即办、说办就办、一次办结、办就办好 ”,切实解决群众多跑路、跑冤枉路、办事难、办不成事的难题。

三是信息化提升服务质量。结合档案工作实际,有重点、分步骤逐步进行档案电子信息化。一方面,自主研发了“人力资源中心综合业务办理系统”,建立流动人员人事档案基础信息数据库,该系统融合了毕业生、代理人员、失业人员的档案基本信息,可通过该系统进行各种综合的汇总统计和数据分析,从而加强档案管理的科学化发展。另一方面,启动流动人员人事档案数字化建设。提前将下半年退休人员的档案整理、扫描,人员退休办理结束,将档案移交社保,纸质档案按照国家标准进行整理,制定目录、编制页码等。查询档案时,可通过电子目录,实现精准查询,截止目前,已完成9月至12月退休人员的750份档案扫描,并且计划完成明年上半年退休人员档案的扫描,结束后可对即将退休及退休人员档案进行实时查询、打印。下一步,待威海市局“三网合一”平台建设完成后,将会增加档案的网上查询等业务。










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